Prawo zamówień publicznych w branży IT

Z tego artykułu dowiesz się, jakie zmiany w nowej ustawie PZP uważamy za korzystne i jaką wartość my – jako Wykonawca – możemy wnieść do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W tym kontekście dowiesz się też, dlaczego tak szczególnie podoba nam się tryb podstawowy z możliwością negocjacji ofert, a to wszystko z perspektywy naszej branży – nowoczesnych technologii informatycznych.

1 stycznia 2021 roku weszła w życie nowa ustawa Prawo Zamówień Publicznych (PZP) z dnia 11 września 2019. Jako firma, specjalizująca się w dostawach oprogramowania oraz sprzętu z obszaru data center, często występujemy w roli Wykonawcy i bierzemy udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego ogłaszanych przez różne instytucje na terenie całego kraju.

Nasze doświadczenia z PZP na przestrzeni ostatnich lat

Wiele dużych instytucji państwowych (czyli Zamawiających według nomenklatury PZP) zatrudnia w swoich działach IT inżynierów, którzy potrafią trafnie dobrać odpowiedni sprzęt i sprecyzować wymagania w zakresie potrzebnych do zakupienia produktów i usług. Jednak wiele średnich i małych instytucji podlegających PZP nie ma w swoich organizacjach takiego grona specjalistów, które byłoby w stanie optymalnie zdefiniować potrzeby swojej organizacji w zakresie infrastruktury IT czy poprawnego modelu licencjonowania. Nic dziwnego! Są to bardzo obszerne zakresy wiedzy, na dodatek nieustannie się zmieniające. Po zapoznaniu się z opublikowaną przez Zamawiającego Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) wielokrotnie zdarzało nam się zauważać błędy w specyfikacji lub nierealne wymagania w zakresie architektury serwerowej, choćby na przykład w zakresie kompatybilności zamawianego sprzętu z już posiadaną przez Zamawiającego infrastrukturą. Procedura naprawcza była w takich sytuacjach angażująca, czasem było za mało czasu na poprawki, a czasem udawało się poprawić zapisy w SIWZ w terminie, ale zawsze było to obarczone sporym wysiłkiem organizacyjnym po obu stronach.

Tryb podstawowy z negocjacjami ofert – tryb optymalny dla projektów z branży IT?

Nowa ustawa PZP wprowadza m.in. nowy podział trybów udzielania zamówień publicznych, wśród których poznajemy całkiem nowy tryb – tryb podstawowy, który jest możliwy do przeprowadzenia dla postępowań o udzielenie zamówienia publicznego poniżej progów unijnych (dla większości zamawiających do kwoty 130 000 EUR, co stanowi równowartość kwoty 593.433 zł w 2021 roku).

Tryb podstawowy występuje w 3 wariantach:

1. tryb podstawowy bez negocjacji (odpowiednik przetargu nieograniczonego; ma sens, gdy Zamawiający jest w stanie sam precyzyjnie i poprawnie opisać wszystkie warunki zamówienia);
2. tryb podstawowy z możliwością negocjacji ofert;
3. tryb podstawowy z negocjacjami (obowiązkowymi).

Dla porządku dodajmy jeszcze, że SIWZ został zastąpiony w nowym PZP skrótem SWZ (Specyfikacja Warunków Zamówienia).

Za szczególnie interesujące i korzystne dla Zamawiającego uznajemy tryby z negocjacjami. W przypadku tych wariantów postępowania, Zamawiający sporządza opis potrzeb i wymagań, a dopiero po przeprowadzeniu negocjacji Zamawiający sporządza SWZ. W tym miejscu widzimy dla nas – jako potencjalnego Wykonawcy – kluczową rolę. Na etapie negocjacji jesteśmy w stanie szczegółowo przeanalizować określone potrzeby i wymagania Zamawiającego i z technologicznego punktu widzenia zaprojektować najbardziej korzystne rozwiązanie. Nierzadko klienci przychodzą do nas po wycenę już wybranej opcji, a tymczasem poznanie rzeczywistych potrzeb klienta pozwala nam na optymalizację danej konfiguracji czy modelu licencjonowania i przynosi wymierne oszczędności finansowe.

Współpracując z klientami, korzystamy nie tylko z naszych wewnętrznych doświadczeń i wiedzy posiadanej przez nasz zespół techniczno-sprzedażowy, choć to jest zdecydowanie nasza baza. Stoją jednak za nami także zaufani inżynierowie z dystrybucji oraz bezpośrednio od producentów hardware’u znajdującego się w naszym portfolio. Zawsze mamy grono doświadczonych profesjonalistów, z którymi możemy skonsultować nasze wątpliwości techniczne czy przygotowaną konfigurację. Do tej pory korzystali z tego klienci z sektora prywatnego, teraz mamy szansę lepiej i efektywniej wspierać także instytucje państwowe.

Mamy nadzieję, że tryb podstawowy z negocjacjami w łatwy sposób zapewni instytucjom publicznym możliwość korzystania z wiedzy wielu zewnętrznych ekspertów, co może zredukować ilość błędnych zakupów lub zakupów dokonywanych ponad potrzeby, a to ostateczne przyniesie po prostu oszczędności finansowe.

——————————————————————————————————–

A jakie są Wasze doświadczenia z zamówieniami publicznymi? Co Wam sprawia najwięcej problemów przy zamówieniach na sprzęt i oprogramowanie?