shape
shape

Oszczędzaj, inwestując w home office

MADU · 1 kwietnia 2021

Z tego wywiadu dowiesz się, w jaki sposób inwestycja poczyniona w dobry sprzęt dla pracowników, przynosi oszczędności poprzez wzrost efektywności pracowników i zwiększenie wydajności organizacji. O roli sprzętu, szczególnie w dobie home office, rozmawiamy z Agnieszką Szczerek – naszym managerem ds. HR i administracji.


PL: – Agnieszka, stawiasz śmiałą tezę, że wydanie pieniędzy na sprzęt przynosi oszczędności, ale wydaje się to paradoksem. Czy to nie jest tak, że oszczędzamy właśnie nie wydając pieniędzy i korzystając z tego, co mamy?

AS: – Teoretycznie to prawda, że oszczędzamy nie wydając pieniędzy. Ale chyba wszyscy znają taką mądrość ludową „Oszczędny dwa razy traci”? Stare, proste i ciągle aktualne. Opowiem Ci o konkretnej sytuacji, która w pewnym stopniu zobrazuje to, w czym widzę problem. Już w dobie pandemii musiałam zawieźć do jednego z naszych kontrahentów dokumenty w wersji papierowej. Pani, do której pojechałam, pracowała w systemie home office i zaprosiła mnie do środka, żebym chwilkę poczekała aż przygotuje mi dokumenty zwrotne do zabrania. W tym czasie zaczęła wprowadzać dane do systemu i narzekać na to, jak wolno idzie jej praca. Przyznam szczerze, że nie wierzyłam własnym oczom, kiedy zobaczyłam, jak dużo czasu zajmuje jej wpisanie do systemu kilku informacji. Coś, co powinna móc zrobić dosłownie w ciągu 30 sekund, przerodziło się w kilkuminutową walkę z wieszającym się systemem i oczekiwaniem, aż wszystkim znane kółeczko ładowania przestanie się kręcić. 

PL: – A u Ciebie nic nigdy się nie zawiesza?

AS: – Oczywiście, że czasem zawiesza się i u mnie. Ale zdarza się to raz na kilka dni i nie wpływa jakoś znacznie na moją pracę. Czasem zerwie pulpit zdalny albo zawiesi się poczta, bo przesadzam z ilością pootwieranych okienek. Komputer, na którym pracuję, ma już kilka lat, ale to biznesowy model, który ciągle spokojnie daje sobie radę z wieloma aplikacjami pracującymi równolegle. Gdyby systemy, na których pracuję, działały tak, jak w opisanym przede mnie przed chwilą przykładzie, to prawdopodobnie byłabym w stanie realizować połowę zadań, które realizuję aktualnie! Nie mówiąc już o spadku motywacji i wzroście frustracji mojej i mojego przełożonego, któremu nie dostarczałabym oczekiwanych wyników pracy.

PL: – Jakie pytanie powinien sobie w takim razie zadać każdy, kto odpowiada za organizację pracy w swojej firmie?

AS: – To pytanie brzmi: „Czy w wystarczającym stopniu zadbaliśmy o wyposażenie stanowiska do pracy w trybie home office?”

PL: – Dużo się mówi o tym, jak zorganizować ergonomiczne stanowisko pracy zgodnie z BHP, zwłaszcza w ostatnim roku.

AS: – Właśnie! Praca zdalna i trwająca już rok pandemia zmieniły i przeniosły uwagę wielu organizacji na dobrze zorganizowane stanowisko pracy. Mówi się o biurkach, ergonomicznych fotelach biurowych, zasadach odpoczynku, a także o organizacji zadań w trybie home office. A czy zastanowiliśmy się wystarczająco nad tematem – czy sprzęt, z którego korzystają nasi pracownicy w domu, zapewnia im płynną i wydają pracę? Myślę, że nikt już chyba nie ma wątpliwości, że praca w trybie home office w pewnym wymiarze zostanie z nami już na zawsze, zwłaszcza, że w planach jest wreszcie uregulowanie jej w Kodeksie Pracy. Pracownicy z domu łączą się na spotkania online, łączą się do lokalnych środowisk, żeby mieć dostęp do zasobów firmowych i korzystają z różnych systemów na odległość. Wiele osób ma problemy z wolno działającym, często zawieszającym się sprzętem. I tu stawiam pytanie: czy to się pracodawcy opłaca?

PL: – Ciężko powiedzieć. Chyba każda firma korzysta z tego, co ma dostępne?

AS: – Nie zgodzę się, bo myślę, że to całkiem łatwo określić. Sprzęt czy aplikacje, który chodzą wolno i się zawieszają, BARDZO się pracodawcy nie opłacają. Pracując na sprzęcie, który nie jest wydajny, pracownicy wykonują po prostu mniejszą ilość pracy. Przykładowo, ktoś w ciągu dnia, jest w stanie wprowadzić do systemu mniej zamówień albo napisać mniej wiadomości. Efektywność spotkań jest bardzo zakłócona poprzez zacinające się komunikatory, co m.in. powoduje konieczność powtarzania informacji albo np. dodatkowej rozmowy telefonicznej po spotkaniu, żeby dopytać albo coś jeszcze doprecyzować.

PL: – Rozumiem do czego dążysz. To wszystko „kosztuje czas”.

AS: – Dokładnie! To wszystko zajmuje czas pracowników, a organizacja za ten czas przecież płaci. Popatrz na taką sytuację: masz pracownika dedykowanego do wprowadzania jakichś informacji do systemu, np. zamówień. Sprzęt tego pracownika nie działa przesadnie szybko, przyjmijmy, że ta osoba jest w stanie wprowadzić do systemu 50 zamówień dziennie. A firma ma tych zamówień na poziomie 70-80 dziennie. I co teraz? Pojawia się temat zatrudnienia kolejnej osoby do wprowadzania pozostałych zamówień. A co, jeśli rozwiązanie jest tak proste, że polega na zakupie lepszego komputera dla tego pracownika? Powiedzmy, że to jednorazowy koszt 4000-5000 zł, co nie daje nawet kosztu jednomiesięcznej pensji dla kolejnego pracownika, którego potencjalnie należałoby zatrudnić. To oczywiście bardzo uproszczony przykład, ale oddaje sedno problemów wielu pracowników i w rezultacie organizacji.

PL: – Sugerujesz, że organizacje bagatelizują problem niewydajnego sprzętu?

AS: – Pójdę nawet dalej. Jestem skłonna podejrzewać, że wiele organizacji nie zdaje sobie sprawy, na ile sprzęt ich pracowników jest wydajny, a na ile utrudnia im wykonywanie zadań zamiast im pomagać. Myślę, że na co dzień menedżerowie nie pytają pracowników czy im wszystko sprawnie działa. Od tego zacznijmy.

PL: – Mamy więc apel do pracodawców! Właściciele firm, kierownicy zespołów: pytajcie swoich pracowników czy sprzęt, na którym pracują, jest sprawny i czy nie sprawia im trudności. Czy wszystko działa wystarczająco szybko? Czy nic się nie zacina? Czy nowy komputer (na przykład z większą ilością pamięci RAM, niż aktualnie) przyspieszyłby lub ułatwiłby im pracę?

AS: – Podpisuję się pod tym apelem obiema rękami. 😊 Zakup nowego sprzętu dla pracownika w skali miesiąca może przynieść nawet godziny oszczędności! To godziny, które dana osoba będzie mogła poświęcić na nowych klientów czy nowe projekty. Dodatkowe korzyści? Wzrost komfortu pracy, zwiększenie przywiązania do obecnego pracodawcy (a pamiętajmy, że rotacja pracowników to kolejne ogromne koszty). Do tego dodatkowo zmniejszenie frustracji i obniżenie poziomu stresu u pracownika, a w efekcie mniej zwolnień chorobowych (kolejna oszczędność). Inwestycja w sprzęt dla pracownika w perspektywie kilku miesięcy na pewno przyniesie oszczędności w postaci „odzyskanych” godzin pracy i możliwych do podjęcia nowych działań. Patrząc całościowo, to w efekcie przełoży się na zwiększenie wydajności biznesowej całej organizacji.

PL: – Dobrze, ale jak w takim razie dobrać odpowiedni sprzęt dla pracownika, żeby zapewniał realizację jego potrzeb biznesowych, a jednocześnie nie był niedopasowany i przesadnie drogi?

AS: – To akurat prosta sprawa. 😊 Zawsze można zwrócić się do nas z prośbą o doradzenie i zaproponowanie optymalnych komputerów, np. z biznesowych serii wiodących producentów. Czasem brak wydajności będzie związany nie z samymi końcówkami (komputerami stacjonarnymi czy laptopami), ale z niską wydajnością środowiska zlokalizowanego np. na serwerze w firmie. W tym przypadku także chętnie doradzimy, jak poprawić wydajność całego środowiska i zapewnić komfort pracy zespołom, a w efekcie zapewnić efektywność w biznesie.

PL: – Chyba wszystko jasne. 😊 Bardzo Ci dziękuję za rozmowę.

AS: – Ja również dziękuję, zachęcam do rozmów z pracownikami o ich potrzebach w zakresie sprzętu i zapraszam do kontaktu z naszymi doradcami w MADU!

——————————————————————————————————–

A jak u Ciebie wygląda organizacja home office?
Podziel się z nami informacjami w komentarzach.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia, zapraszamy do kontaktu. Wspólnie dobierzemy najlepsze narzędzia do pracy zdalnej!

Dodaj komentarz


Najnowsze artykuły

Poznaj pamięć trwałą Intel Optane

Poznaj pamięć trwałą Intel Optane

W tym artykule poznasz charakterystykę pamięci trwałej Intel Optane, dowiesz się czyim wyzwaniom odpowiada, poznasz jej zalety i wady oraz…

Czytaj więcej
Brexit, czyli zmiany w usługach spedycyjnych

Brexit, czyli zmiany w usługach spedycyjnych

Z tego wywiadu dowiesz się o konsekwencjach Brexit, poznasz alternatywne rozwiązania, które wprowadzono oraz stanowisko firm spedycyjnych.

Czytaj więcej
Webinar: Rendering w praktyce. Trudne wybory sprzętowe w produkcji CGI

Webinar: Rendering w praktyce. Trudne wybory sprzętowe w produkcji CGI

08.04.2021r. prowadziliśmy webinar, zatytułowany Rendering w praktyce. Trudne wybory sprzętowe w produkcji CGI. Był to pierwszy webinar z gościem, naszym…

Czytaj więcej