shape
shape

Organizacja pracy

MADU · 26 kwietnia 2021

Pandemia mocno zmieniła warunki pracy. Z tego artykułu dowiesz się, jak w obecnych czasach wygląda organizacja pracy w wielu firmach w Polsce, jakie są obowiązujące zalecenia oraz jak tak naprawdę wygląda rzeczywistość. Dowiesz się również, jak pracodawcy radzą sobie z wdrażaniem, tak często już spotykanej pracy zdalnej. Czy rzeczywiście ma ona praktycznie same zalety jak myśli większość ludzi?


W ostatnim roku bardzo wiele firm stanęło przed trudną decyzją, w jaki sposób zorganizować pracę, aby nie tylko utrzymać ciągłość działalności, ale przede wszystkim zapewnić bezpieczeństwo swoim pracownikom. Przeorganizowanie firmy w dość krótkim czasie wymaga bardzo dużo energii nie tylko od pracodawców, ale również od pracowników, którzy muszą dostosować się do nowej rzeczywistości praktycznie „z dnia na dzień”. Część przedsiębiorstw zdecydowała się na wprowadzenie pracy zdalnej, jednak dla niektórych firm rozwiązanie to jest niestety niemożliwe. Muszą one zatem spełnić określone zalecenia, aby móc normalnie funkcjonować.

Otwarcie biur

Decydując się na otwarcie biur, pracodawca zobowiązany jest do dostarczania pracownikom odpowiednich środków do dezynfekcji najbliższego otoczenia i miejsc, w których przebywają. Musi też zwrócić uwagę na szczególne środki ostrożności, jakich w obecnej sytuacji powinni przestrzegać pracownicy. A to oznacza konieczność dostosowania biura do aktualnych zaleceń, aby móc z niego bezpiecznie korzystać. Pracodawcy mogą korzystać ze wskazówek przygotowanych przez Centralny Instytut Ochrony Pracy (CIOP) dotyczących organizacji pracy.

Według zaleceń CIOP w opracowaniu planu działań dotyczących ochrony zdrowia pracowników udział powinni wziąć nie tylko przedstawiciele kierownictwa pracodawcy, ale także przedstawiciele załogi, lekarz medycyny pracy i specjaliści ds. BHP. Należy mieć na uwadze, by plan dla danej firmy uwzględniał specyfikę jej działania, liczbę pracowników, infrastrukturę, w tym ułatwiającą skuteczne przeciwdziałanie rozprzestrzeniania się koronawirusa, ale również kontakty społeczne pracowników oraz interakcje z klientami i kontrahentami, a także wspólne korzystanie przez pracowników z ogólnodostępnych urządzeń oraz pomieszczeń sanitarnych.

Kolejnym krokiem jest ograniczenie liczby pracowników przebywających jednocześnie na terenie zakładu pracy, a także zachowanie dystansu co najmniej 1,5 metra w czasie pracy, jak również ograniczenie liczby osób w windach oraz wprowadzenie jednostronnego ruchu na schodach.

Instytut zaleca wprowadzenie pracy w stałych, dwu–trzyosobowych zespołach, montaż przeźroczystych przegród między pracownikami a klientami, a także ograniczenie czasu bezpośredniego kontaktu pracowników do maksymalnie 15 minut. W przypadku konieczności bezpośredniego kontaktu z osobami z zewnątrz na terenie firmy zaleca się rejestrowanie danych osób (imię i nazwisko oraz numer telefonu), a także czasu ich wejścia
i wyjścia oraz dodatkowo informowanie ich o zasadach przeciwdziałania zakażeniom koronawirusem przyjętych w firmie.

Praca zdalna

Do niedawna praca zdalna była stosunkowo rzadkim zjawiskiem. Wielu pracodawców dopiero zastanawiało się nad wprowadzeniem takiego rozwiązania lub oferowało je tylko wybranym pracownikom. Pandemia zmieniła ewolucję w rewolucję – praca świadczona spoza biura zostanie z nami na dłużej. Wynika to z przeprowadzonych badań wśród firm, które przynajmniej częściowo stosują obecnie rozwiązania pracy zdalnej. Jednak przejścia
w pełnym wymiarze na ten model pracy nie planuje żadna spośród nich. Prawie połowa badanych jeszcze nie wie, jaki wymiar pracy zdalnej będzie stosować, duża część planuje utrzymanie pracy zdalnej przez 2 dni w tygodniu, natomiast pracy zdalnej w żadnym wymiarze czasowym nie zamierza z kolei kontynuować tylko nieliczny procent badanych firm.  Wszystko to ma silny wpływ na decyzje biznesowe, m.in. na stan zatrudnienia, wielkość powierzchni biurowej, efektywności pracowników, wydatki na BHP, a także dostosowanie się do wymogów prawnych.

Choć w ostatnich miesiącach praca poza biurem stała się codziennością dla wielu firm, to jest ona wciąż wyzwaniem nie tylko organizacyjnym i prawnym, ale także biznesowym. Wątpliwości co do kontynuowania pracy zdalnej, mogą się wiązać również z problemami rzetelnej oceny jej efektywności. Zdecydowana większość badanych oceniła efektywność pracy zdalnej jako bardzo różną w zależności od działu lub też indywidualnych predyspozycji pracownika.

Większość firm opiera swoje oceny na opinii pozyskanej od managerów lub pracowników, dodatkowo znaczna część badanych nie monitoruje aktualnie efektywności pracowników w żaden sposób. A to właśnie metodyczne podejście powinno być podstawą przy opracowywaniu nowych modeli organizacji pracy w okresie po pandemii. Dostępne są już metody modelowania pracy hybrydowej, które są nastawione przede wszystkim na dostarczanie klientom pożądanych efektów, niezależnie od sposobu świadczenia usług. Takie podejście pozwala oszczędzić nie tylko czas i pieniądze, ale również ustrzec się przed głównymi ryzykami, tj. prawnymi, BHP oraz z zakresu HR.

Rzeczywistość

Analiza rynku pracy wskazuje, że wyposażenie miejsca pracy w dodatkowe środki czystości
i środki dezynfekcyjne to najczęściej podejmowane działanie w związku z wprowadzonym stanem pandemii – praktykuje je średnio co drugi pracodawca. Często spotykane rozwiązania to również nakaz pracy zdalnej dla pracowników oraz ograniczenie działań związanych z bezpośrednią obsługą klienta. Można zatem zauważyć, że niestety nie we wszystkich branżach istnieje możliwość całkowitego ograniczenia kontaktu pomiędzy, nie tylko poszczególnymi pracownikami, ale również ich kontaktu z klientami czy kontrahentami.

Na ten moment najłatwiejszą sytuację mają firmy, w których jest możliwość pracy w osobnych pomieszczeniach, a przestrzeń biurowa jest naturalnie wyodrębniona. Przede wszystkim należy pamiętać, że nastroje pracowników mogą być różne i nie każdy czuje się już swobodnie poza domem. W wielu firmach metalowe sztućce i wielorazowe talerze zostają zastąpione jednorazowymi. To nie tylko stanowi dodatkowy koszt dla firm, ale też kłóci się z popularnym trendem ekologicznego prowadzenia biznesu. Niektórzy decydują się na zakup produktów drewnianych, lub też podatnych na recykling, ponieważ jest to rozwiązanie bardziej ekologiczne niż wykorzystywanie zastawy plastikowej.

Przede wszystkim pamiętać należy o zapewnieniu pracownikom komfortu psychicznego i dogodnych warunków pracy, które umożliwią im wygodne oraz efektywne wykonywanie obowiązków. W tym czasie główną rolą HR-u oraz managerów jest oswojenie pracowników z ostatnio wprowadzonymi środkami ostrożności, a także psychiczne wsparcie osób, które nie są w pełni gotowe na codzienną pracę w biurze.

W ostatnich miesiącach praca zdalna przestała być postrzegana jedynie jako atrakcyjny benefit, a dla wielu pracowników stała się codziennością. Większość osób przyznaje, że wie jak efektywnie pracować z domu i z sukcesem udaje im się to realizować. Jednak złotym środkiem dla wielu firm stało się zatem wdrożenie modelu hybrydowego, czyli umożliwienie realizowania obowiązków zarówno w trybie zdalnym, jak i w biurze. Pomimo faktu, iż system zmianowy, na który decydują się w ostatnim czasie pracodawcy, pozwala zachować równowagę i pozytywnie wpływa na pracowników, nie wszystkie przedsiębiorstwa, jak zostało już wspomniane, są w stanie wdrożyć takie rozwiązanie.

Warto podkreślić, że nie ma idealnego rozwiązania do obecnej sytuacji w kraju i na świecie. Bardzo wielu pracodawców musi sobie z biegiem czasu wypracować takie, które okaże się dla nich najkorzystniejsze. Należy jednak pamiętać, że bardzo istotne jest, aby w możliwie jak najlepszy sposób zadbać o pracowników, którym niekiedy z trudem przychodzi odnalezienie się w nowej rzeczywistości.

——————————————————————————————————–


Podziel się z nami swoimi spostrzeżeniami w komentarzach.

Dodaj komentarz


Najnowsze artykuły

Zadbaj o UPS w swoim biurze

Zadbaj o UPS w swoim biurze

W tym artykule dowiesz się czym jest UPS, jak istotny jest aspekt wyposażenia biura w zasilacze awaryjne, a także poznasz…

Czytaj więcej
Poznaj pamięć trwałą Intel Optane

Poznaj pamięć trwałą Intel Optane

W tym artykule poznasz charakterystykę pamięci trwałej Intel Optane, dowiesz się czyim wyzwaniom odpowiada, poznasz jej zalety i wady oraz…

Czytaj więcej
Brexit, czyli zmiany w usługach spedycyjnych

Brexit, czyli zmiany w usługach spedycyjnych

Z tego wywiadu dowiesz się o konsekwencjach Brexit, poznasz alternatywne rozwiązania, które wprowadzono oraz stanowisko firm spedycyjnych.

Czytaj więcej